Una de las obligaciones de la sociedad es depositar las cuentas anuales, anualmente, en el Registro Mercantil. Lo que llamamos «cuentas anuales» son un conjunto de documentos (balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria, que deben reflejar fielmente el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
Las cuentas anuales se encuentran reguladas en el Título VII del RDLeg 1/2010, de Sociedades de Capital. En su artículo 253 establece que los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
En cuanto al depósito de dichas cuentas, el artículo 279 señala un plazo de depósito de las mismas en el Registro Mercantil (dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales).
¿Qué ocurre si esta obligación se incumple?
El incumplimiento del deber de depositar dentro de plazo -artículo 283- da lugar a la imposición de una multa a la sociedad, que puede oscilar entre 1.200 a 60.000 euros, por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, pudiendo elevarse dicha multa dependiendo del volumen de facturación. Estas infracciones prescriben a los tres años.
Además, la falta de depósito conlleva el cierre del registro para la sociedad incumplidora. Así lo determina el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil (RDLeg. 1784/1996) en su artículo 378. Esto significa que el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento hasta que, con carácter previo, se practique el depósito, excepto los ceses o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores Generales o Liquidadores, así como la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.
Por tanto, la falta de depósito, al conllevar el cierre de la hoja registral, imposibilita el depósito de las cuentas de ejercicios posteriores. Así lo ha manifestado la Dirección General de Registros y del Notariado, en reciente resolución de 7 de febrero de 2017, donde resuelve el recurso gubernativo interpuesto en nombre de la sociedad contra la nota de calificación extendida por el registrador Mercantil por la que se suspende el depósito de cuentas del ejercicio 2015 de dicha entidad. Indica además, que es doctrina reiterada de la Dirección General.